MS Word 2010: Đánh số trang cho các phần khác nhau trong cùng một văn bản

Submitted by DATATI on
Share/Subscribe/Save

Bài viết này có thể nói chỉ liên quan đến vấn đề kỹ thuật mà những người làm các văn bản dài hay gặp phải. Dù nó không liên quan trực tiếp đến kỹ năng nghiên cứu theo nghĩa truyền thống nhưng hầu như chúng ta ai cũng gặp phải. Thời gian gần đây có nhiều bạn đã hỏi tôi về vấn đề này, dù không liên quan đến chuyên môn nhưng tôi cũng xin chia sẻ chút kinh nghiệm của mình, mong rằng nó giúp tiết kiệm được ít thời gian cho các bạn trong giai đoạn chỉnh sửa văn bản trước khi nộp. Vì đây thường là giai đoạn chúng ta phải chạy đua với deadline, nên chúng ta rất dể bị rối khi gặp phải vấn đề về kỹ thuật.

Tình huống:

Khi làm một văn bản như luận văn hoặc assignment, thông thường chúng ta có các phần theo thứ tự dạng như sau:

  1. Cover Page và/hoặc Title page
  2. Abstract
  3. Table of Contents
  4. .....
  5. Nội dung chính (Chương 1, 2...)

Yêu cầu thường là chúng ta không đánh số trang ở mục 1; mục 2-3-4 đánh số trang khác với loại đánh số trang ở mục 5, như vậy chúng ta sẽ có 3 phần đánh số trang khác nhau. Để cho đơn giản, ở đây tôi chỉ hướng dẫn cách chia ra làm 2 phần để đánh số trang: Phần A là từ mục 1-4 và phần B là mục 5. Nếu các bạn muốn chia làm 3 phần thì cứ làm tương tự là được.

Lưu ý là ở đây tôi dùng MS Word 2010. Đối với Word 2007 nguyên tắc cũng tương tự nhưng menu có khác đi chút ít. Khi làm các thao tác này, các bạn nên zoom trang nhỏ lại để dể nhìn tổng thể.

Nguyên tắc:

Chúng ta phải để cho MS Word 2010 hiểu rằng văn bản của chúng ta có 2 sections. Sau đó chúng ta cho MS Word 2010 hiểu rằng headers và footers của những phần này độc lập nhau. Cuối cùng là đánh số trang cho từng phần.

Cách làm:

Giả sử bây giờ văn bản của chúng ta dài 10 trang, phần A (từ mục 1-4) dài 5 trang và chúng ta không muốn đánh số trang ở phần A này. Phần B dài 5 trang và chúng ta muốn đánh số trang từ 1-5.

1. Đặt con trỏ vào vị trí đầu tiên của Phần B (tức đầu trang thứ 6 của toàn văn bản), lick vào Page Layout -- Breaks -- Next Page. Như vậy dấu Section Break (Next Page) sẽ hiện lên ở ngay dòng cuối cùng của phần A (tức trang thứ 5 của toàn văn bản). Nếu bạn không thấy thì có thể bấm tổ hợp phím Ctrl* để hiển thị/tắt các dấu ẩn của định dạng. Đối với một số bàn phím không có phím * độc lập mà phải giữ phím Shift mới có thì tổ hợp phím này cộng thêm phím Shift.

2. Tiếp tục để con trỏ ở phần B (tức trang thứ 6 của toàn văn bản), click vào Insert -- Header -- và chọn loại header phù hợp với ý của bạn. Khi đó khung header của các trang sẽ hiện lên. Chúng ta sẽ thấy có các dòng ghi chú từ trang 1-5 là Header -Section 1-, và từ trang 6-10 là Header -Section 2- và có thêm một dòng nữa ghi là Same as Previous. Chúng ta cần phải chỉnh lại chỗ Same as Previous này để cho Word 2010 hiểu rằng header ở phần B này khác với header ở phần A. Cách chỉnh đơn giản là chúng ta click vào nút Link to Previous ở phía trên menu hiện ta lúc đó. Sau khi click vào nút này thì chữ Same as Previous ở các Header của Phần B biến mất. Như vậy lúc này Word 2010 đã hiểu rằng header của phần A và phần B là độc lập nhau. 

3. Chúng ta tiếp tục click vào nút Go to Footer trên menu tương ứng lúc đó và làm thao tác tương tự đối với Footer để Word 2010 hiểu rằng Footer của phần A và phần B là khác nhau.

4. Bây giờ chúng ta đặt con trỏ ở phần nào mình muốn đánh số trang và chọn Insert -- Page Number để đánh số trang như bình thường. Word 2010 bây giờ đã phân biệt được rằng phần A khác với phần B nên sẽ đánh số trang từng phần riêng nhau.

 

Mong các bạn không còn phải tốn nhiều thời gian cho các vấn đề kỹ thuật này nữa. Chúc các bạn thành công và hài lòng với sản phẩm của chính bạn.

Author: 

Tin Dang

Tag: